Les démarches obligatoires, les droits et la sécurité

Les démarches obligatoires, les droits et la sécuritéLes formalités administratives

Dans le cas où votre festival se tient dans un ERP (Etablissement Recevant du Public), les démarches réglementaires sont beaucoup plus simples. Dans le cas contraire, vous partez de zéro et vous devez commencer par obtenir l’autorisation d’organiser une manifestation accueillant du public. En fonction de la taille de votre festival, vous devrez demander cette autorisation en mairie entre 5 mois et 6 semaines avant l’ouverture, au moyen d’un dossier comprenant la date et le lieu de l’événement, la fréquentation prévisionnelle, le plan des infrastructures, et une description sommaire du contenu artistique. Votre lieu fera alors l’objet d’une visite de la Commission de sécurité. Celle-ci exigera un dossier de sécurité, qui comporte un descriptif du festival, la jauge, les plans, et les certifications attestant la conformité aux normes des diverses installations (surtout électriques). Par ailleurs, toute structure montée spécialement pour accueillir du public (gradins, tentes, chapiteaux) devra faire l’objet d’une demande d’ouverture au public, auprès du maire, au minimum un mois à l’avance, accompagnée d’un dossier de sécurité.
Le bar devra être autorisé par la mairie. N’oubliez pas qu’une association ne peut demander que cinq autorisations annuelles. Dans les grandes villes, c’est la Préfecture de Police qui octroie l’autorisation. Celle-ci sera délivrée pour les boissons des deux premiers groupes, qui n’incluent pas les alcools forts. Veillez à vérifier que vous respectez la réglementation en ce qui concerne les distances limites des débits de boissons avec certains établissements tels qu’écoles, hôpitaux, infrastructures sportives, etc.
Votre assurance devra couvrir votre responsabilité civile en cas de dommages causés au public, y compris les intoxications alimentaires potentielles liées au bar. Vous devriez également souscrire une assurance pour vos biens, possédés ou loués, mobilisés pour le festival. Les assureurs exigent que le matériel de location soit gardé. Les imprévus peuvent être garantis également, et notamment les intempéries en cas de festival en plein air.

La programmation et les droits

Une fois votre ligne éditoriale définie, les appels à projets permettent de faire la sélection des artistes. Vous pouvez les imprimer sur des affiches que vous placarderez sur les lieux de création correspondant au thème ou à la région de prédilection. Vous pourrez alors auditionner les artistes qui se porteront candidats. Si vous prévoyez d’accueillir des vedettes, des têtes d’affiche, prévoyez un accueil à la mesure de leur statut. Ils seront certainement plus exigeants en matière de confort que les amateurs.
Concernant les formalités liées à l’embauche des artistes, le GUSO (Guichet Unique du Spectacle Occasionel) vous permettra, grâce à un formulaire unique, d’effectuer toutes les déclarations administratives nécessaires d’un seul coup. Vous devrez aussi signer un contrat d’engagement avec l’artiste, qui précise le montant de sa rémunération. Mais vous pouvez aussi opter pour un contrat de cession, et alors les formalités administratives seront du ressort des artistes.
Dans tous les cas, vous devez veiller au paiement des droits d’auteur si vous diffusez autre chose que des oeuvres originales :
– s’il s’agit de musique, contactez la SACEM, 15 jours au minimum avant la manifestation afin d’obtenir 20% de réduction. Votre facture sera calculée grâce à l’état des dépenses et des recettes de votre festival ainsi qu’au programme des oeuvres diffusées
– pour le théâtre, c’est la SACD qui se charge de la perception
– en matières d’arts visuels, contactez l’ADAGP.

La sécurité

Afin de contrôler les entrées, et notamment que nul n’introduise d’objets ou d’animaux interdits dans l’enceinte de votre festival, vous devrez assurer la présence de bénévoles ou d’une société assurant la sécurité des lieux. Veillez également à la sécurité des biens, c’est-à-dire, en l’occurence, à celle du matériel de spectacle.
Pour la sécurité incendie, vous assurer de la présence d’un pompier sur les lieux permet de vous garantir en cas de problème, que ce soit d’incendie ou, dans une moindre mesure, dans un cas de problème médical. La présence d’une ambulance est également souhaitable, voire d’une infirmerie de campagne pour les très grands festivals.
La sécurité consiste aussi à penser, dans le cas d’un festival de musique amplifiée, à l’intégrité des oreilles des spectateurs. Veillez à ce que les niveaux sonores ne dépassent pas les seuils de sécurité, et privilégiez la multidiffusion, c’est-à-dire, la disposition d’enceintes tout le long du public, plutôt que la diffusion frontale, uniquement depuis la scène, qui expose les premiers rangs.
En outre, la sécurité consiste également à participer à la prévention des risques à la sortie de l’enceinte, et en particulier des risques routiers. Pour ce faire, pensez à monter un stand proposant des éthylotests à la sortie.

L’organisation technique d’un festival

Quelles points à prévoir pour l'organisation technique d'un festival ?Mener à bien l’organisation d’un festival exige une logistique technique impeccable. Voici les différents éléments qui, s’ils ne sont pas négligés, vous assureront le succès.
Certains prérequis techniques, pour ce qui concerne la scène, mais aussi éventuellement les loges, etc., sont d’abord communiquées par les artistes. C’est ensuite à vous de répondre à leurs attentes en tenant compte des caractéristiques logistiques du lieu et de vos propres contraintes, budgétaires ou autres.

Les bases

Vous devez veiller au respect et à l’exécution de ces différents points fondamentaux :
– l’équipement des lieux ; à savoir, la disponibilité du matériel requis, son état de marche et sa conformité aux normes
– l’installation du spectacle ; c’est-à-dire, le montage et le démontage des scènes
– la sonorisation ; la « façade », pour le public, les « retours », pour les artistes, et la régie mix
– la régie lumière ; les projecteurs, poursuites, effets de lumière, et la régie
– la présence du personnel technique ; et en particulier, du directeur technique ou régisseur, qui doit être présent en permanence sur le site. Il doit être capable de faire face à tous les problèmes techniques. Il connaît le matériel et doit répondre aux demandes des artistes et adapter sa réponse en fonction des capacités de la scène
– la balance son et image
– la fourniture d’un dossier technique par les artistes. Ce dernier récapitule les besoins des artistes et permettra à l’organisateur de fournir tout le matériel et les conditions d’accueil nécessaires.

Les dossiers techniques

Il y a deux types de dossiers techniques.
Le premier, déjà évoqué plus haut, est celui que l’artiste communique à l’organisateur et comprend ses besoins techniques, notamment les équipements requis en matière de lumière et de son, et le plan de scène, avec les instruments utilisés.
Le deuxième est celui que l’organisateur communique aux artistes, et qui comprend les fiches signalétiques des scènes, les jauges et configurations pour le public, les caractéristiques techniques (dimensions, entrées, alimentations électriques, etc.), les équipements disponibles en matière de son et de lumière, ainsi que les plans (de la salle, de la scène, des espaces techniques, des accès et des loges). En fonction de ce dossier, l’artiste pourra évaluer si les dispositions lui conviennent ou non.
Au sein de ces dossiers, on trouve différents documents détaillés :

Le rider

Le rider est la feuille de route qui indique le planning des artistes, les horaires d’arrivée, de balances, de début et de fin de spectacle, de départ, mais aussi leurs modes de transport, le plan d’accès, les dispositions d’hébergement et de restauration.
Le « technical rider » est une liste des besoins techniques du spectacle, avec les dimensions de la scène, y compris les menus détails tels que hauteur sous cintres, du plancher au gril, ouverture et profondeur. Il comprend également l’habillage (rideau, fond de scène), les installations à prévoir (l’estrade de batterie par exemple, ou encore l’avant-scène), les dégagements et espaces techniques (pour les flightcases des instruments, la maintenance, les costumes, etc.), l’accessibilité (pour décharger et installer le matériel), la puissance électrique nécessaire, le personnel requis sur le site pour aider au déchargement et rechargement du matériel, pour le montage et le démontage, et enfin, le personnel technique requis sur le site (ingénieur du son, éclairagiste, électricien, opérateur de poursuite, etc.).

Le backline

La backline désigne, d’une part, les instruments et amplis utilisés en commun par l’ensemble des artistes programmés sur une même scène, et, d’autre part, regroupe les listes de matériels que les artistes exigent sur place. Ils peuvent indiquer des modèles précis d’instruments, d’amplis, etc., et des modèles équivalents qui peuvent convenir à défaut.

La patch-list et le plan de feu

Le patch-list fait état de tous les microphones présents sur la scène et de leur affectation. Il sont identifiés par artiste, et par instrument. La patch-list est ainsi nommée parce qu’elle comporte les numéros correspondant à chaque micro sur le « patch » (bloc de prises micro et instrument). L’équivalent de cette liste en matière de lumière est le « plan de feu ». Elle contient alors l’affectation des projecteurs et l’orientation de leurs faisceaux.

Le plan de scène

Sous forme de schéma, chaque position de musicien, d’instrument, de micro et de retour y est indiquée.

En ayant établi avec soin tous les éléments ci-dessus, vous mettez au clair tous les besoins de votre festival en matière d’organisation technique. Il ne reste plus qu’à vous procurer et à installer les matériels requis en temps et en heure.

L’espace, la logistique et la restauration

L'espace, la logistique et la restaurationLe choix du lieu

Un festival se tient soit en plein air, soit en intérieur, dans des théâtres, cinémas, amphithéâtres, etc. L’histoire du lieu, l’ambiance qui s’en dégage, devront être en accord avec votre programmation artistique. De la même manière, les contraintes techniques liées à la programmation de différents types de spectacle (films, concerts…) seront plus faciles à régler dans un lieu déjà aménagé spécialement.
Une fiche technique générale que vous rédigerez vous permettra de récapituler les besoins inhérents au lieu que vous aurez choisi. Si c’est en plein air, vous devrez penser à tout : monter une scène, gérer la sécurité, la décoration de l’endroit, le bar, les toilettes et points d’eau. La fiche technique listera tout le matériel dont vous avez besoin. La scène devra être vérifiée par un organisme agréé qui certifiera qu’elle est bien capable de soutenir en toute sécurité les différents spectacles, que le matériel électrique (sono, lumières) est bien aux normes. Le bar devra posséder suffisamment de stock de boissons, de gobelets, de monnaie… Si votre festival se déroule en intérieur, veillez à entretenir de bonnes relations rassurantes avec les propriétaires et avec le directeur technique des lieux. Ce dernier devra se voir communiquer les fiches techniques des artistes. Ces dernières, remplies par les artistes, devront établir quels sont leurs besoins spécifiques : place sur la scène, matériel demandé (retours son, pupitres, etc.), quel que soit le type de lieu choisi.

La logistique et l’accueil

La logistique est constituée de tout ce qui concerne l’approvisionnement en matériel et nourriture, de l’hébergement et du transport.
Prévoyez un espace de stockage pour l’équipement et l’alimentation, vérifiez que les commandes ont bien toutes été envoyées, puis validées par les prestataires. Si vous louez un camion, vérifiez que l’assurance du festival couvre également les véhicules. Réservez les hôtels, et les billets de train ou d’avion des artistes si votre contrat précise qu’ils sont à votre charge.
Prévoyez une réunion avec les seuls bénévoles, quelques jours avant le spectacle. Confiez-leur alors le soin de transporter les artistes depuis leurs gares ou aéroports d’arrivée jusqu’au festival. D’une manière générale, vous leur attribuerez des responsabilités en fonction de leurs capacités et de leur implication dans la préparation. Pour les tâches les plus ingrates, établissez des roulements. Ne leur confiez aucune tâche dangereuse car ils ne sont pas couverts par la législation sur les accidents de travail.
Prévoyez des badges ou bracelets pour distinguer artistes et membres de l’organisation du public.
Mettez en place une signalisation routière et piétonne pour indiquer au public le chemin du festival. Celle-ci, réglementée, doit être installée en collaboration avec la municipalité. Prévoyez des panonceaux sur le site afin d’indiquer les scènes, le bar, les toilettes, etc.
En fonction de l’importance de l’événement, faites appel à une société de sécurité, qui pourra veiller à ce que des objets interdits (animaux, bouteilles en verre, par exemple, dans certains lieux de spectacle) ne soient pas introduits. A défaut d’agents de sécurité, les bénévoles devront assurer le service d’ordre. Toujours en cas d’événément important, vous pouvez demander une veille des pompiers, de la Protection Civile ou de la Croix-Rouge.

Le déroulement

Quelques heures avant l’ouverture, faites une petite réunion avec vos collaborateurs pour échanger les dernières informations utiles et vérifier que tout est en place avec tout le monde.
Ayez avec vous le plan du site, la répartition des équipes et les numéros de téléphone de chacun.
L’heure venue, tâchez de minimiser le temps d’attente du public, notamment afin qu’il ne déborde pas sur la chaussée, ce qui pourrait engager votre responsabilité en cas d’accident.
Veillez à mettre en poste une personne chargée de l’accueil des invités (partenaires, journalistes, etc.).
A la fin de la journée, vérifiez qu’il n’y a plus personne, hormis les organisateurs, dans le périmètre après la fermeture. Si votre festival compte plusieurs jours, nettoyez et remettez tout en ordre pour le lendemain.

La restauration

La buvette peut constituer une source de revenus importante. Toutefois, elle nécessite une bonne dose d’organisation, pour prévoir les stocks, et pour le matériel. N’hésitez pas à proposer des petits plus, comme des aliments chauds, etc. (hot-dogs, bière pression, café, etc. auquel cas il vous faudra les machines dédiées). Vous pouvez également soigner image en minimisant votre empreinte écologique.

Bars et buvettes : conseils et aspects pratiques

Afin de ne pas prendre de risque financier, il faut que vous obteniez la consignation des fournitures de votre buvette. Vous vous mettrez d’accord avec votre fournisseur (grossiste, supermarché) pour qu’il reprenne vos invendus. Ainsi, en fin de compte, vous ne paierez que les produits qui auront été vendus, et ainsi, vous serez bénéficiaire quoi qu’il arrive.

Si jamais la consignation est impossible, la quantité des produits à acheter dépend du type de manifestation que vous organisez. Si c’est un concert pour enfants, vous n’aurez pas besoin de prévoir beaucoup d’alcool… En règle générale, prévoyez au moins une bouteille pour trois personnes.

Si votre manifestation se déroule en début de soirée, les participants auront certainement faim, prévoyez alors davantage de nourriture. S’il y a des chaises, vous pouvez proposer des assiettes. Comptez qu’une personne sur trois désirera acheter de la nourriture.

Quant au personnel, en règle générale, comptez une personne pour chaque cinquantaine de participants. Si votre manifestation dépasse les trois cent personnes, il faudra un stand très large pour accueillir la buvette ou en créer plusieurs à répartir intelligemment sur l’espace de l’événement.

Enfin, n’oubliez pas de prévoir un fond de caisse afin de pouvoir rendre la monnaie : commandez-le trois jours avant à votre banque, et prévoyez au minimum 1 à 2 euros par personne.

La réglementation

Afin de vendre de l’alcool au public et de rentrer dans vos frais, il faut respecter la réglementation en matière de débit de boissons. Celle-ci prévoit une exception à la réglementation générique : à l’occasion de l’ouverture de débits temporaires par des organisateurs occasionnels, vous pouvez vendre des boissons des deux premiers groupes de la classification des boissons, correspondant à un taux d’alcool limité. Dans ces groupes, on trouve bien sûr en premier les boissons sans alcool, eux minérales gazeuses ou non, jus de fruits ou légumes non fermentés, sirops, limonades, boissons chocolatées, café, thé, infusions ; le deuxième groupe comprend les boissons fermentées non distillées : les bières, vins, cidres, crèmes d’apéritif, jus de fruits ou de légumes fermentés comprenant au maximum 3% d’alcool.

Toutefois, l’ouverture d’un bar est soumise à l’acceptation d’une demande d’ouverture à la marie ou à la préfecture de police, déposée quinze jours au préalable. L’organisateur doit y mentionner son nom et adresse, le lieu de l’événement et sa date. Si la réponse est positive, vous recevrez une autorisation que vous devrez présenter en cas de contrôle des autorités. Pour les associations, un maximum de cinq autorisations est délivré chaque année. Le code des impôts fixe le montant des taxes associées, qui sont fixées suivant les droits de licence annuels. Enfin, pour les associations, les recettes ne sont pas assujetties à la TVA.

Soignez votre image et votre impact environnemental

Une bonne idée est de proposer des gobelets plus solides que l’ordinaire, et qui seront consignés pour une valeur d’un euro. Si vous avez suffisamment de personnel, vous pouvez laver ce type de gobelets et ainsi économiser de l’argent en en achetant en moins grande quantité. Prévoyez des emplacements séparés pour les gobelets sales et les gobelets propres afin d’éviter toute confusion. Veillez à ce qu’une ou plusieurs affichettes expliquent ce fonctionnement aux consommateurs. Le fond de caisse devra être plus important et compter spécifiquement plus de pièces de un euro. Certaines associations proposent tout le matériel adéquat, et le personnel, afin de fournir ce service, qui peut être intégré au stand buvette ou être mis en place sur un stand séparé.

Auprès de certains fournisseurs, vous pouvez vous procurer de la vaisselle compostable. A condition de réaliser un tri efficace, cette vaisselle, légèrement plus chère à l’achat que sa version plastique, pourra être recyclée directement dans l’environnement.

D’une manière générale, veillez à mettre en place un tri des déchets, à la fois au niveau du stand et au niveau des poubelles disponibles pour le public. En respectant un code couleur bien défini et en affichant les indications sur chaque poubelle, vous pourrez ainsi récupérer un maximum d’objets recyclables afin qu’ils atterrissent dans les bennes adéquates et réduire ainsi votre impact environnemental tout en optimisant votre image.

Les étapes de l’organisation d’un festival

Organiser un festival pas à pasPréparer un festival est une démarche de longue haleine. Par exemple, si vous comptez organiser un festival de printemps, il faut commencer à s’atteler à l’organisation dès la rentrée de septembre précédent l’événement. Grosso modo, trois trimestres de préparation est un délai raisonnable. Vous l’aurez compris, si vous organisez un festival d’année en année, c’est potentiellement un travail à plein temps.

Attention, un retard dans la moindre de ces étapes peut mettre en péril l’organisation dans son ensemble. Si vous tardez, par exemple, à démarrer la recherche de partenaires financiers, étant donné l’inertie qui règne au sein des grosses entreprises susceptibles d’être intéressées par une participation, vous risquez d’être dans une incertitude prolongée quant à votre équilibre budgétaire, ce qui nuirait à la sérénité nécessaire à tout organisateur présidant à une manifestation d’envergure telle qu’un festival.

La préparation d’un festival

Entre huit et neuf mois avant le festival, commencez par arrêter le choix du lieu du festival. Elaborez une fiche technique présentant tous vos besoins en matière d’infrastructure et vérifiez son adéquation avec les lieux pressentis. En même temps, faites votre préselection d’artistes, et commencez à lancer des appels à projet pour les auditionner dans la foulée.

Entre sept et huit mois avant, rédigez votre dossier de présentation , qui vous permettra de trouver des financements. Grâce à ce dossier, vous pourrez, jusqu’à environ trois mois avant le festival, démarcher tous les acteurs susceptibles d’être associés à votre événement.

La mise en oeuvre du projet

Afin d’organiser un festival, vous devrez vous assurer la collaboration de divers personnels. Les éléments ci-dessous sont indicatifs des échéances qu’il vous faudra respecter en temps qu’organisateur, « chef d’orchestre ». Toutefois, chaque étape peut être déléguée à un responsable officiant dans un secteur bien défini : administratif, publicitaire, financier, logistique… Vous n’aurez alors plus qu’à vérifier que les étapes ont bien été franchies.

Tout au long de ces étapes, vous devrez recruter le réseau de bénévoles qui participera à l’événement.

Au niveau administratif

Entre quatre et cinq mois avant le festival, signez les contrats avec les artistes.

Cinq mois avant la tenue de l’événement, commencez à rédiger le dossier de sécurité qui vous sera demandé par la Commission de sécurité qui viendra inspecter vos installations. Cette visite fera suite à votre demande d’autorisation auprès de la commune d’accueil du festival, que vous devez faire entre cinq mois et six semaines avant l’ouverture.

Quatre mois avant le festival, pensez à contracter toutes les assurances nécessaires, pour les biens, le matériel, et éventuellement les imprévus.

La communication

Quatre mois avant le spectacle, il vous faut élaborer votre charte graphique. A l’aide d’un graphiste, vous définirez une identité visuelle qui se déclinera sur tous vos supports.

Trois mois avant, contactez votre imprimeur pour imprimer vos supports de communication.

Deux mois avant, diffusez les flyers. Vous trouverez toutes les informations nécessaires dans notre article dédié, y compris sur les autres modes de communication, tant papier qu’Internet.

La logistique

Entre trois et quatre mois avant l’événement, établissez les fiches techniques pour chacun des spectacles. Celles-ci récapituleront les besoins individuels de chacun des artistes, notamment en matière de matériel, de place sur la scène, de sonorisation et d’éclairage.

Entre deux et trois mois avant le festival, passez vos commandes d’achat et de location de matériel.

Finalement, quinze jours avant l’événement, pensez, après en avoir demandé l’autorisation en mairie, à éditer et à afficher la signalétique routière qui permettra aux spectateurs d’arriver facilement sur les lieux.

Vous trouverez davantage d’informations au sujet de la logistique dans cet article.

Le bilan

Un mois après l’événement, il est temps d’en dresser le bilan, à la fois moral et financier. Ce dernier est indispensable pour les partenaires financiers.

Deux mois après le festival, vous pourrez diffuser ces bilans à vos divers partenaires, et les mettre dans de bonnes dispositions par avance au cas où vous souhaiteriez organiser une nouvelle édition.

La communication d’un festival

Assurer la publicité de votre festivalL’identité visuelle et ses supports

Un graphiste pourra vous faire plusieurs propositions de charte graphique, comprenant essentiellement logo et police, que vous déclinerez sur toutes vos affiches et documents.
Trois mois environ avant le festival, même avant de disposer du programme, voire du lieu, vous pouvez éditer un « pré-flyer » qui comprendra le nom de l’événement, son thème, sa date et la mention de l’organisateur. Sa distribution vous permet de commencer à susciter la curiosité et à ancrer dans les esprits votre festival. L’affiche est le support de communication qui succède au pré-flyer. Elle comporte toutes les informations utiles, le tarif, plus la programmation complète ou au moins la plus importante. Ces deux documents devront faire figurer les logos de vos partenaires. Le flyer, lui, reprendra les informations de l’affiche, plus éventuellement un plan au dos. Enfin, le programme du festival, édité un mois avant environ, comprend la programmation pour chaque lieu ou scène distincts et pour chaque jour, les tarifs, les lieux d’achat des billets, l’adresse précise avec éventuellement un plan, un numéro de téléphone et une adresse Internet.
Internet peut vous servir de support de communication, à travers un site web dédié, ou, à minima, un blog, les plus riches possibles, offrant descriptif des artistes, extraits, photos… Un module d’achat de billet peut être intégré à un site via une solution technique externe qui prélèvera une part du prix de chaque billet vendu. Proposer également votre festival sur les plate-formes de vente en ligne accroîtra sa visibilité. Enfin, faites référencer votre festival sur les sites qui proposent un agenda des spectacles. Vous pouvez leur proposer un partenariat : s’ils font la publicité de votre festival, vous intégrerez leur logo à votre charte graphique. Les réseaux sociaux tels Facebook, Myspace, Twitter, fournissent également un support de communication alternatif ou complémentaire, qui permet facilement de regrouper le public intéressé et de l’alimenter en éléments informatifs nouveaux sur la programmation, en anectodes concernant l’organisation, etc.

Les relations presse

Préparez des supports de communication que vous pourrez envoyer aux medias, par exemple un communiqué de presse qui présente sommairement le festival. Vous donnerez ensuite les compléments d’information en direct, par téléphone ou autre, si on vous sollicite ou lorsque vous vérifierez que les destinataires ont bien reçu le document.
L’idéal, toutefois, est le dossier de presse, qui comprend également des informations détaillées sur les différents artistes. Plus elles seront de qualité et fournies, meilleures seront leurs chances d’être relayées par la presse, car elle pourra alors facilement réutiliser des éléments (textes, photos) afin de rédiger ses articles. Balayez tous les supports potentiellement intéressés, non seulement à parler de votre festival mais aussi individuellement des artistes présents. Ceci inclut les journaux des municipalités, les nombreux magazines gratuits traitant de culture, les télévisions, locales ou non, radios, etc. Soyez capable de bien parler de votre festival mais aussi de chacun de vos artistes afin de les mettre en valeur au maximum lorsque vous aurez l’occasion de discuter avec les journalistes.
Vous pouvez organiser une conférence de presse afin d’établir d’un seul coup un contact avec différents journalistes : veillez alors à les choyer avec des petits en-cas et rafraîchissements, et à faire parler vos différents collègues impliqués dans la programmation artistique afin de rythmer la réunion, sans oublier de distribuer le dossier de presse à ceux qui ne l’auraient pas déjà.
Comme avec les sites Internet, vous pouvez tenter le partenariat media : en échange d’une publicité, proposez d’afficher le logo du media sur les supports visuels de votre festival. Bénéfice secondaire, les medias qui s’associeront à vous seront spontanément disposés à parler de l’événement dans leurs publications ou émissions.

La campagne de terrain

Vous pouvez organiser un happening : un petit spectacle de rue à la sortie d’une Université, ou de tout autre endroit fréquenté en masse par votre public potentiel. Ce sera l’occasion de distribuer vos flyers. Ces derniers devront, par ailleurs, à condition de comporter la mention « Ne pas jeter sur la voie publique », être distribués dans la rue, par exemple à la sortie de spectacles attirant le même genre de public que votre festival. Ils pourront également être déposés dans les magasins, soit spécialisés, soit voisins du festival, dans les salles de spectacles, bars, cités universitaires, etc.
Dans les universités, en plus de distribuer des flyers, vous pourrez demander l’autorisation de tenir un stand de prévente sur le parvis. C’est également le cas dans les halls de certaines salles de spectacles, en particulier celles qui accueilleront votre festival si vous en louez une. N’hésitez pas à colorer votre stand pour qu’il attire le regard de loin, et à arborer votre bonne humeur en discutant le plus possible avec les clients potentiels, sauf en cas d’affluence. Evitez de vous retrouver avec un stand désert, car les gens hésiteront davantage à s’en approcher.

Le montage du projet

Les bases

A qui s’adresse votre festival ? Commencez par bien définir le public visé. Dans un deuxième temps, vérifiez que votre région ne propose pas déjà des manifestations ayant un programme concurrent, ou alors, recadrez votre festival en fonction de ce qui existe déjà. Posez-vous ensuite la question du lieu. Un ou plusieurs sites, en plein air, en intérieur ? La durée et la date sont cruciaux également : si une autre manifestation culturelle d’importance se produit en même temps, vous risquez de passer à côté d’une partie de votre public. N’oubliez pas qu’il convient d’avoir un statut juridique pour pouvoir facilement contracter assurance, locations, etc. Le statut associatif (loi de 1901) est généralement adapté.
Il est temps de vous constituer une équipe. Si vous fixez les rôles importants suffisamment à l’avance, vous responsabiliserez du même coup tous les acteurs du festival qui, l’ayant mené dès sa gestation, auront à coeur de mener le projet à bout. Votre équipe sera plus gérable si vous scindez ses membres en fonction des différents pôles nécessaires : administration, communication, programmation artistique. Autour de votre équipe devra graviter le réseau de bénévoles qui animeront la manifestation. Eux aussi devront trouver au plus tôt leur place dans l’organigramme : accueil des artistes, tenue des stands, etc.
Ensuite, les jalons de l’organisation sont marqués par les réunions : en commissions réunissant les membres d’un pôle particulier, ou en Assemblées Générales, au sein desquelles chaque membre de l’association présent vote les décisions. Si vous pouvez avoir un responsable de la communication interne, confiez-lui le soin de rédiger les compte-rendus de commission et d’AG, puis de les diffuser.
D’une manière générale, afin de ne pas perdre pied, vous pouvez, d’emblée, mettre en place des feuilles de route, vous aider de tabler papier, etc. Deux bons moyens de gérer le temps sont le rétroplanning, qui part de la date de fin du projet, au-delà de la manifestation, et le chronogramme, qui vous permet de définir des périodes propices aux différentes tâches nécessaires à l’organisation du projet.

La suite

En fonction du type de festival pour lequel vous opterez, compte tenu de l’immense variété des offres, qui vont du jonglage au hard-rock en passant par les combats de cerfs-volants japonais, l’organisation que vous devrez mettre en place variera. De ce fait, les articles que nous présentons ici sont à géométrie variable : en lisant entre les lignes, vous constaterez que les préceptes que nous donnons s’appliquent bien, d’une manière générale, à tous les festivals, mais que certains seront dispensables, ou au contraire, mériteraient plus d’approfondissement, en fonction du festival, respectivement petit et ultraciblé ou grand et ambitieux.

Une règle de base, que nous voulons ajouter ici, concerne le caractère de l’organisateur. Quel que soit vos capacités ou votre expérience, il faut que vous soyez capable, si c’est vous qui assumez la direction de l’organisation, d’être aux commandes sans être ébranlé par les critiques, sans dévier de votre cap. Bref, il vous que vous assumiez votre position d’autorité avec suffisamment de confiance en vous. En effet, par définition, en organisant un festival, vous devrez faire face à des personnels nombreux et divers. Certains n’auront pas une position d’infériorité hiérarchique sous-tendue par un rapport marchand : je veux bien sûr parler des bénévoles, qui peuvent à tout moment se dédire sans encourir de sanction. Avec eux, comme avec vos salariés, il vous faudra vous composer une attitude suffisamment autoritaire sans paraître tyrannique, et étant donné que vous avez affaire à deux catégories de personnes, ce n’est pas une mince affaire que de trouver le bon équilibre, et il vous faudra compter, aux nombres des « imprévus prévisibles », un certain nombre de défections potentielles. Si elles restent limitées, cela n’est rien de plus que la conséquence même de la forme de l’événement, et il n’y a pas lieu de s’en alarmer, de la même manière qu’on ne s’alarme pas du fait que tout le monde ne gagne pas à une loterie. Quoi qu’il en soit, revenons à la suggestion que nous faisions au début de ce paragraphe, qui était de ne pas dévier de votre cap… Il va de soi que, si vous vous rendez compte que vous avez tort, la recommandation devient strictement inverse. En effet, c’est une grande qualité que de savoir reconnaître ses torts, et en particulier, quand la leçon vient de l’extérieur. Si vous prouvez, par ce moyen, que vous savez bien discerner le vrai du faux, alors, vous pourrez faire accepter le bienfondé de votre autorité.