Les étapes de l’organisation d’un festival

Organiser un festival pas à pasPréparer un festival est une démarche de longue haleine. Par exemple, si vous comptez organiser un festival de printemps, il faut commencer à s’atteler à l’organisation dès la rentrée de septembre précédent l’événement. Grosso modo, trois trimestres de préparation est un délai raisonnable. Vous l’aurez compris, si vous organisez un festival d’année en année, c’est potentiellement un travail à plein temps.

Attention, un retard dans la moindre de ces étapes peut mettre en péril l’organisation dans son ensemble. Si vous tardez, par exemple, à démarrer la recherche de partenaires financiers, étant donné l’inertie qui règne au sein des grosses entreprises susceptibles d’être intéressées par une participation, vous risquez d’être dans une incertitude prolongée quant à votre équilibre budgétaire, ce qui nuirait à la sérénité nécessaire à tout organisateur présidant à une manifestation d’envergure telle qu’un festival.

La préparation d’un festival

Entre huit et neuf mois avant le festival, commencez par arrêter le choix du lieu du festival. Elaborez une fiche technique présentant tous vos besoins en matière d’infrastructure et vérifiez son adéquation avec les lieux pressentis. En même temps, faites votre préselection d’artistes, et commencez à lancer des appels à projet pour les auditionner dans la foulée.

Entre sept et huit mois avant, rédigez votre dossier de présentation , qui vous permettra de trouver des financements. Grâce à ce dossier, vous pourrez, jusqu’à environ trois mois avant le festival, démarcher tous les acteurs susceptibles d’être associés à votre événement.

La mise en oeuvre du projet

Afin d’organiser un festival, vous devrez vous assurer la collaboration de divers personnels. Les éléments ci-dessous sont indicatifs des échéances qu’il vous faudra respecter en temps qu’organisateur, « chef d’orchestre ». Toutefois, chaque étape peut être déléguée à un responsable officiant dans un secteur bien défini : administratif, publicitaire, financier, logistique… Vous n’aurez alors plus qu’à vérifier que les étapes ont bien été franchies.

Tout au long de ces étapes, vous devrez recruter le réseau de bénévoles qui participera à l’événement.

Au niveau administratif

Entre quatre et cinq mois avant le festival, signez les contrats avec les artistes.

Cinq mois avant la tenue de l’événement, commencez à rédiger le dossier de sécurité qui vous sera demandé par la Commission de sécurité qui viendra inspecter vos installations. Cette visite fera suite à votre demande d’autorisation auprès de la commune d’accueil du festival, que vous devez faire entre cinq mois et six semaines avant l’ouverture.

Quatre mois avant le festival, pensez à contracter toutes les assurances nécessaires, pour les biens, le matériel, et éventuellement les imprévus.

La communication

Quatre mois avant le spectacle, il vous faut élaborer votre charte graphique. A l’aide d’un graphiste, vous définirez une identité visuelle qui se déclinera sur tous vos supports.

Trois mois avant, contactez votre imprimeur pour imprimer vos supports de communication.

Deux mois avant, diffusez les flyers. Vous trouverez toutes les informations nécessaires dans notre article dédié, y compris sur les autres modes de communication, tant papier qu’Internet.

La logistique

Entre trois et quatre mois avant l’événement, établissez les fiches techniques pour chacun des spectacles. Celles-ci récapituleront les besoins individuels de chacun des artistes, notamment en matière de matériel, de place sur la scène, de sonorisation et d’éclairage.

Entre deux et trois mois avant le festival, passez vos commandes d’achat et de location de matériel.

Finalement, quinze jours avant l’événement, pensez, après en avoir demandé l’autorisation en mairie, à éditer et à afficher la signalétique routière qui permettra aux spectateurs d’arriver facilement sur les lieux.

Vous trouverez davantage d’informations au sujet de la logistique dans cet article.

Le bilan

Un mois après l’événement, il est temps d’en dresser le bilan, à la fois moral et financier. Ce dernier est indispensable pour les partenaires financiers.

Deux mois après le festival, vous pourrez diffuser ces bilans à vos divers partenaires, et les mettre dans de bonnes dispositions par avance au cas où vous souhaiteriez organiser une nouvelle édition.

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